عملية الاستقبال المدروسة (و يستحسن وجها لوجه) هي الطريقة لبناء علاقة ثقة مع المشارك وعائلته. يساعد التعرف على بعضكم البعض في تخفيف المخاوف أثناء جمع المعلومات الأساسية حول الاحتياجات والتحديات وكيفية الاستجابة لها.